Що таке електронний документообіг?

Електронний документообіг – це комплекс процесів створення, передавання, зберігання, застосування та оброблення електронних документів між співробітниками, компаніями чи державними установами за допомогою цифрових засобів. Обмін електронними документами є сучасною альтернативою паперовому документообігу, яка дозволяє працювати з документами в електронному вигляді зручно і безпечно.

Правові основи для впровадження обігу електронних документів (ЕДО) визначає Закон України № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”, де чітко визначено статус електронного документа, його юридичну силу та особливості використання електронного підпису.

Сьогодні електронні документи урівняні в силі з паперовими, як і електронні підписи (ЕЦП / КЕП).

Особливості та види електронного документообігу

Серед основних особливостей обігу електронних документів:

• цифрова форма: зберігання, оброблення, передача документів та інші дії відбуваються в цифровому середовищі з використанням електронних носіїв;
• електронно-цифровий підпис: використання електронного підпису при завіренні документа замість класичного від руки;
• юридична сила: повна юридична значущість документів завдяки накладеному КЕП;
• централізоване зберігання: сервіси ЕДО зберігають документи на віддалених захищених серверах;
• адаптивність: можливість в реальному часі налаштовувати документи під себе, використовуючи редактори систем електронного документообігу;
• додаткові функції сервісів: сервіси ЕДО мають багатий допоміжний функціонал, який автоматизує рутину.

Також існують два види електронного документообігу за напрямком руху документів: внутрішній – обмін документами всередині компанії, та зовнішній – документообіг між фізичними та юридичними особами з інших компаній, між партнерами, з державними органами і т. д.

В рамках внутрішнього електронного документообігу зазвичай виокремлюють наступні напрямки:

• юридичний документообіг – включає внутрішні договори, протоколи, правові висновки тощо;
• управлінський – охоплює електронні розпорядження, службові записки, внутрішні інструкції і т. д.;
• технічний або IT документообіг – включає технічні завдання, інструкції з обслуговування, звіти про тестування;
• фінансово-економічний – входять акти виконаних робіт, кошториси, рахунки, накладні, фінансові звіти та інші електронні документи;
• кадровий ЕДО – включає трудові договори, накази про відпустку, прийняття на роботу і звільнення тощо;
• складський – передбачає оформлення квитанцій, складських свідоцтв;
• інші види обігу.

Плюси електронного документообігу

ЕДО – це сучасна форма управління документацією, котра є невід'ємною частиною як державних установ, так і бізнесу й окремих фізичних осіб. Як і будь-яка технологія, вона має свої сильні й слабкі сторони.

Переваги електронного документообігу:

• швидкість: обмін електронними документами відбувається миттєво через інтернет, без залучення кур’єрів;
• доступність: користувачі мають змогу працювати з документами з будь-якого пристрою, в будь-який час, із будь-якої точки світу;
• економія ресурсів: немає потреби в папері, принтері, архівах – все зберігається та опрацьовується на електронних носіях;
• зручність роботи: пошук, зберігання, сортування, додавання нових оцифрованих документів та інші дії виконуються в декілька кліків; також є обмеження доступу, журнали змін та інші корисні функції;
• безпека: системи електронного документообігу забезпечують контроль доступу, резервне копіювання й захист від несанкціонованого втручання;
• юридична значущість: документ, на якому проставлений електронний підпис, має повну юридичну силу;
• місткість: електронні сховища вмістять в тисячі разів більше файлів, ніж найбільший архів у світі.

Як здійснюється електронний документообіг?

Кожен сервіс по-своєму особливий, натомість Dubidoc має дуже круті фішки, які відсутні на інших платформах. Ось як відбувається обмін електронними документами в Dubidoc:

Варіант 1 – у вас вже є повністю готовий документ. Тоді:

1. Ви завантажуєте його у будь-якому зручному форматі (doc, pdf, скан, фото й інші).
2. Ставите підпис через Дія.Підпис, ЕЦП (КЕП) або SmartID.
3. Надсилаєте іншій стороні на посилання через email, Telegram, WhatsApp, Viber тощо, причому вашому контрагенту не треба реєструватися в сервісі або йти до робочого місця – поставити підпис можна прямо зі смартфону.
4. Підписаний електронний документ автоматично відобразиться у вашому кабінеті, а додатково – ви отримаєте сповіщення в мобільному застосунку Dubidoc.

Варіант 2 – документу немає, але підпис потрібен тут і неґайно! Що робити?

1. Обираєте потрібний шаблон Dubidoc з інтерактивними полями.
2. Заповнюєте поля або редагуєте їх під себе. Вам доступне текстове, числове поле, випадаючий список, галочки, місце для електронно-чорнильного підпису тощо.
3. Надсилаєте іншій стороні на дозаповнення та/або підпис.

Функціонал динамічних полів та динамічних шаблонів є унікальним для українського ринку – спробуйте самі та переконайтеся!

Як перейти на електронний документообіг?

З Dubidoc перейти на електронний документообіг дуже легко, бо сервіс максимально простий і не потребує реєстрації від протилежної сторони. Ви реєструєтеся в нашому ЕДО, визначаєте тарифний план, який найбільше відповідає вашим потребам, і все! Додатково вам треба створити електронний підпис (в Дії, DepositSign, ПриватБанку тощо), яким ви будете завіряти документи.

Планів у Dubidoc цілих три – “Безоплатний”, “Командний” та “Корпоративний”.

“Безоплатний” ідеально пасує тим, в кого невеликий документообіг (до 10 вихідних документів на місяць), і кому потрібно підписати “тут і зараз” без зайвих клопотів.

“Командний” – чудовий вибір для спеціалістів / бізнесів зі жвавим електронним документообігом, які надсилають контрагентам до 100 документів на місяць, мають команду до 10 осіб і хочуть розширені можливості: використання вже готових інтерактивних шаблонів від Dubidoc, надсилання документів на погодження, структурування їх за теками, інтеграцію віджетів у свої сервіси, підключення Dubidoc через API та багато іншого.

Ну а “Корпоративний” стане гарним надбанням для бізнесу з індивідуальними запитами до системи електронного документообігу.

З Dubidoc ви точно знайдете саме те, що відповідає вашим вимогам👌

Найчастіші запитання

Що являє собою електронний документообіг?

Електронний документообіг – це загальна назва усіх процесів, через які проходить документ в межах певної установи / бізнесу, починаючи від створення або ж отримання і закінчуючи складанням документу / підписанням та зберіганням його на електронному носії. На відміну від класичного паперового, основні процеси електронного документообігу відбуваються на цифрових пристроях.

Що таке системи електронного документообігу?

Системи електронного документообігу – це програмні рішення (платформи, сервіси, застосунки), які автоматизують обіг електронних документів в організаціях. Вони надають спеціалізований функціонал, забезпечують індексування, швидкість обміну документами та їхній захист – все, що потрібно, аби робота з документами стала зручною, продуктивною і з мінімумом витрат грошей та нервів.

Де знайти закон про електронний документообіг?

Правила, які визначають норми використання ЕДО, а також правовий статус електронних підписів (ЕЦП, КЕП, УЕП тощо) можна знайти в Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” та законі “Про електронний цифровий підпис”. Вони доступні на офіційному порталі Верховної Ради.