Як підписати документ онлайн: повний посібник з використання електронного підпису

Підписати документ онлайн сьогодні можна всього за кілька кліків. Електронний підпис спрощує роботу з договорами, актами, заявами й робить електронний документообіг швидшим, безпечнішим і доступним навіть зі смартфона.

Поставити електронний підпис можна в три прості кроки:

1. Отримати електронний підпис.
2. Обрати сервіс, де можна підписати документ.
3. Поставити підпис.

Нижче розповідаємо, як пройти цим шляхом легко та швидко.

1. Отримання електронного підпису

Який вид підпису обрати?

Спочатку варто визначити, який саме тип електронного підпису вам потрібен. В Україні з 2018 року (після набуття чинності ЗУ “Про електронні довірчі послуги” №2155) популярні два види:

1. Удосконалений електронний підпис (УЕП) – використовується для підписання розповсюджених заяв та угод, а також внутрішніх документів підприємства. УЕП є менш юридично значимим і має менші вимоги до безпеки, тому він значно рідше використовується в бізнесі, а частіше – для фізичних осіб.
2. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – саме його обирає бізнес, так як КЕП має найвищий ступінь довіри та захисту і юридично прирівнюється до власноручного підпису. Він обов’язковий для підписання документів онлайн, котрі вважаються важливими. Серед таких: нотаріальні посвідчення, транскордонні та фінансові угоди, онлайн взаємодія з податковою та завірення інших важливих документів. При цьому фізичні особи також все більше обирають КЕП (особливо хмарний) і з легкістю ним користуються.

Також можна відмітити модифікований КЕП, що адаптований під технічні вимоги ЄС (наприклад, КЕП Дія.Підпис-EU). Він потрібен для транскордонних угод з резидентами країн Євросоюзу.

⚠️ Сьогодні термін УЕП нечасто вживається – замість нього кажуть “ЕЦП”, хоча генерування ключів ЕЦП було припинене ще в листопаді 2018 року. В статті ми за цією ж традицією ототожнюємо термін ЕЦП та УЕП.

Резюмуємо:

• якщо ви фізична особа і не плануєте підписувати нотаріальні документи / важливі документи, які напряму вимагають використання КЕП – в т. ч. для державних установ тощо – вам буде достатньо стандартного ЕЦП, котрий ви можете зберегти на ваш ПК, ноутбук чи смартфон у вигляді файлу;
• якщо ж ви займаєтеся бізнесом / плануєте підписувати важливі документи (в тому числі, для держави) / хочете мати найвищий ступінь захищеності та довіри до вашого е-підпису – обирайте кваліфікований електронний підпис;
• для міжкордонних угод із резидентами Європейського Союзу обирайте спеціально адаптований КЕП ЄС, котрий відповідає законодавству Євросоюзу.

Де отримати КЕП або ЕЦП?

Отримати ЕЦП або КЕП можна у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП) – список за посиланням. Серед найвідоміших – ПриватБанк та Дія, котра дозволяє згенерувати хмарний ключ за лічені хвилини.

👉 Більше про отримання ЕЦП/КЕП та їхні відмінності ви дізнаєтеся з нашої статті “КЕП чи ЕЦП: яка різниця та як правильно отримати електронний підпис онлайн”.

2. Вибір сервісу електронного документообігу

Обирайте сервіс ЕДО, спираючись на два головні запитання:

• Які мої поточні потреби?
• Чи буде система такою ж зручною та гнучкою при масштабуванні – збільшенні об’єму документообігу?

Для базових завдань підійдуть прості сервіси з функцією електронного підписання документів та можливістю пересилання через популярні канали зв’язку (месенджери, пошту тощо). Якщо ж потрібен розширений функціонал під ваші конкретні запити – зверніть увагу на платформи, що пропонують багатство функцій та чітке API для розробників, який вони використають для реалізації потрібних можливостей.

Придивіться також до:

• ціни;
• наявності мобільного застосунку;
• відгуків про техпідтримку;
• рівня безпеки ЕДО.

Рекомендуємо підписувати документи онлайн через сервіс Dubidoc – він однаково зручний як для користувачів, яким потрібно щось підписати лише кілька разів на рік, так і для бізнесів з активним електронним документообігом.

Нижче пояснюємо переваги для кожного користувача.

Як швидко підписати документ онлайн: покрокова інструкція для власних або робочих потреб

Як накласти цифровий підпис на документ? З Dubidoc усе відбувається в три прості кроки:

1. У вашому кабінеті в сервісі Dubidoc тиснете “Завантажити” і обираєте свій документ у будь-якому зручному форматі: Word чи PDF-файл, Excel, скан, фото або інший.
2. Тиснете “Підписати” й обираєте, яким способом: Дія.Підпис, SmartID чи ЕЦП (КЕП).
3. Вводите пароль і підпис накладено! Відправляєте документ на електронний підпис іншій стороні через email або месенджери (Telegram, Viber, WhatsApp тощо).

Для іншої сторони (одержувача) реєструватися необов’язково. Ваш колега, партнер або клієнт може підписати PDF онлайн (або інший формат) буквально на ходу, не відкладаючи це на потім – без встановлення застосунку чи створення акаунта. Як тільки контрагент поставив підпис, вам надійде сповіщення на пошту або в мобільний застосунок.

Крім цього, ви можете створювати **інтерактивні шаблони ** – додати до вашого документа динамічні поля, які потім можна легко заповнити. Це додає гнучкості й універсальності вашим документам та економить час, адже один і той самий екземпляр можуть заповнити й підписати різні контрагенти.

Як ми згадали вище, Dubidoc доступний і у форматі мобільного застосунку – електронний документообіг тепер завжди під рукою: завантажуйте, підписуйте, надсилайте й отримуйте підпис за лічені секунди.

Інструкція як підписати документ онлайн для користувачів з активним електронним документообігом

Для активного документообігу ми створили окремий тариф – “Premium”. Він по-справжньому автоматизує шеринг та підписання документів, економить час, спрощує роботу з файлами та робить командну співпрацю більш плідною.

Використайте готові інтерактивні шаблони

Dubidoc відкриває доступ до колекції шаблонів із доданими інтерактивними полями, які можна одразу використати для заповнення, а потім цей документ заповнять і підпишуть уже ваші контрагенти.

Публічний шеринг документів

Підписати документ онлайн може скільки завгодно контрагентів, що знімає з вас зайву волокиту. Наприклад, у вас є підготовлений акт надання послуг – залишаєте на сайті посилання (або на рецепції QR-код), що веде на документ, а інша сторона сама на нього потрапляє, заповнює та підписує.

Маршрути погодження

Маршрути дозволяють налаштовувати черговість підписання, перегляду й погодження та зручно контролювати цей процес.

Коментування та обговорення

Прямо під час перегляду завантаженого документа ви з контрагентами можете коментувати й обговорювати його, що спрощує внесення змін та узгодження фінальної версії.

Архів документів

Зберігання електронних документів і структурування ваших файлів в системі папок для швидкого пошуку – без жодних лімітів архіву.

База контрагентів

Зберігайте всі контакти в Дубідок, аби електронне підписання PDF-файлів не обривав пошук того прізвища чи ЄДРПОУ по всьому комп’ютеру та інтернету.

API та віджети Dubidoc

“Апі” та віджети дозволяють інтегрувати сервіс у ваші рішення та налаштовувати його під ваші власні бізнес-потреби.

Приклад: як підписати документ онлайн в Dubidoc Premium

Dubidoc створений для тих, хто цінує простоту та гнучкість. З ним електронний документообіг стає максимально зручним, швидким і прозорим.

Наприклад:

Компанія готує кадровий документ. Аби зробити все швидко, менеджер використовує інтерактивний шаблон Dubidoc з колекції шаблонів, заповнює потрібну частину даних в динамічних полях. Потім налаштовує маршрут – використовуючи безлімітну базу контрагентів – додає контакти бухгалтера (має погодити) та директора (має підписати) і тисне кнопку “Надіслати”. Бухгалтер отримує на пошту документ, помічає неточність, коментує це прямо в документі, а менеджер – швидко корегує.

Виправлена фінальна версія успішно проходить маршрут і отримує електронний підпис, проставлений директором зі смартфона. Документ надалі зберігається в архіві, доступ до якого можна отримати будь-коли.

Процес електронного підписання кадрового документу тут зайняв від сили 15 хв. замість кількох годин – як це було, коли працювали без Dubidoc.

Як отримати підпис контрагента

Готовий документ – завантажений вами / завантажений і з доданими динамічними полями / обраний з колекції інтерактивних шаблонів – ви направляєте контрагенту в зручний спосіб: через Telegram, Viber, WhatsApp, поштою або іншим способом.

Ваш візаві отримує повідомлення з посиланням, переходить за ним і навіть не будучи зареєстрованим в Dubidoc, натискає кнопку “Підписати”. Обирає зручний спосіб електронного підпису – Дія.Підпис / ЕЦП (КЕП) / SmartID – вводить свій пароль і готово!

Контрагентові не треба реєструватися в сервісі, завантажувати мобільний застосунок або розбиратися зі складним інтерфейсом. Він отримав повідомлення в месенджері, перейшов за посиланням і поставив підпис онлайн. Завдяки цьому завірений документ можна отримати дуже швидко.

Як перевірити електронний підпис?

Накладений цифровий підпис на документ можна перевірити онлайн в сервісі на кшталт Дія, ЦЗО чи АЦСК ПриватБанк в два кроки:

1. Скачайте на комп’ютер підписаний файл – зазвичай це сам документ у форматі PDF разом із файлом підпису (.p7s) або у вигляді архіву.
2. Перейдіть в обраний сервіс перевірки. У розділі «Перевірити підпис» завантажте свій документ, і система проаналізує його.

Ви отримаєте повну інформацію про підписантів, електронні підписи, дату їхнього проставлення а в полі «Тип підпису» побачите, чи він удосконалений (УЕП), чи кваліфікований (КЕП).

Найчастіші запитання

Чи є різниця між підписанням через ЕЦП (УЕП) та КЕП?

Так. Удосконалений електронний підпис (ЕЦП/УЕП) ідентифікує підписанта, але не завжди має достатню юридичну силу для закріплення важливих документів. Натомість кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного підпису й повністю визнається державою та судами. У Dubidoc ви можете з однаковою зручністю підписати документ обома видами підпису.

Як користуватись електронним підписом?

Щоб користуватися електронним підписом, потрібно мати файл ключа (КЕП або ЕЦП) і пароль до нього. Якщо ви згенерували ЕЦП (УЕП), треба завантажити файл ключа на пристрій, з якого ви плануєте підписувати документ. Якщо ви генерували хмарний КЕП, ваш ключ знаходиться на захищеному віддаленому сервері (у хмарі) й нічого додатково завантажувати не треба.

Щоб у Dubidoc підписати документ онлайн (pdf, word, excell файл, фото, скан тощо), ви завантажуєте в сервіс документ, обираєте свій ключ, вводите пароль і за кілька секунд отримуєте підписаний файл.

Дотримуйтеся кібергігієни – не діліться ні з ким файлом ключа або паролем до нього.

Як підписати документ PDF онлайн?

Щоб швидко підписати PDF онлайн, достатньо завантажити його в Dubidoc (кнопка “Завантажити”), обрати свій електронний ключ (“Дія.Підпис”, “SmartID”, “ключ ЕЦП (КЕП)”), ввести пароль від ключа і підтвердити підпис. Сервіс автоматично накладе ЕЦП/КЕП, ви побачите на ньому штамп і отримаєте готовий файл, який можна переслати контрагенту чи зберегти на пристрої.

Як підписати документ через телефон?

Якщо ви ініціатор підпису, зайдіть у Play Store на Android-смартфоні або в App Store на iOS та встановіть Dubidoc. Завантажте потрібний документ → натисніть “Підписати” → оберіть бажаний спосіб підписання.

Якщо ви – отримуюча сторона, просто перейдіть за отриманим посиланням → натисніть “Підписати” й оберіть, яким чином треба поставити підпис.