Як Dubidoc звільняє від паперової рутини HR та кадровиків

Для кадровиків та HR-фахівців кадрове діловодство часто перетворюється на зайве навантаження. Доводиться занурюватися у вир операційних завдань: онбординг нових співробітників, оформлення відпусток для команди, оброблення заяв, підготовка кадрових наказів… Ситуацію ускладнює гібридний формат роботи, коли частина команди в офісі, хтось працює віддалено, а дехто – з іншого куточку планети, що робить обмін кадровими документами ще складнішим.

Виклики сучасного HR та кадрового обліку

• Керівник недоступний для підпису. Важливий документ чекає на підпис директора, який поїхав у відпустку і не взяв ноутбук. Зі смартфону зайти не може, оскільки чи то він не пам’ятає паролю, чи то ЕДО не має мобільної версії. У результаті процеси зупиняються.
• Кандидат не може підписати договір. Він щойно прийняв офер, але при підписанні трудового договору онлайн зіткнувся з реєстрацією в складній системі ЕДО, де потрібно вводити особисті дані, вигадувати паролі, розбиратися в недружньому інтерфейсі. І таке з багатьма кандидатами. Процес підписання та онбординг затягується.
• Нескінченна рутина з документами. Щоденне заповнення однотипних заяв на відпустку чи наказів про прийом на роботу перетворюється на монотонний ритуал: знайти шаблон, вписати дані, зберегти, відправити, проконтролювати заповнення. Коли таких документів десятки, рутина поглинає весь робочий час.
• Документи губляться. Пошук документів для HR перетворюється на квест: паперові версії залишаються в різних кабінетах або вдома у співробітників, а скани та електронні файли хаотично зберігаються в різних теках на комп'ютерах, що створює безлад та затримки.
• Хаос із заявами на відпустку. Співробітники надсилають заяви в усі можливі канали: фото в месенджери, листи на пошту, паперові версії, заповнені від руки... Це змушує кадровика щотижня витрачати години на збір та систематизацію інформації.
• Замкнене коло правок. Складання одного договору може перетворитися на багатогодинну епопею: спочатку довго шукали ЄДРПОУ, далі склали договір у ворді, роздрукували, підписали, відсканували, надіслали іншій стороні. Через кілька годин отримали підпис, але помітили помилку – і все починається спочатку. Години втраченого часу й кілометри нервів, бо треба було на позавчора.

😱 Здається, цей паперовий хаос неможливо подолати.

Але рішення є – цифровізація з переходом на сучасний та гнучкий електронний документообіг! І це не той е-документообіг, яким ви користуєтеся зараз.

Проблеми класичних сервісів електронного кадрового документообігу

Незважаючи на обіцянки автоматизації, багато класичних сервісів ЕДО створюють нові проблеми замість вирішення старих.

1. Обов’язкова реєстрація для всіх. Щоб підписати документ онлайн, ваші колеги чи нові співробітники/контрагенти змушені створювати акаунт, вводити особисті дані та запам'ятовувати черговий пароль – тільки ця дія зриває багато підписань. Процес ускладнюється та затягується.
2. Високі ціни. Дороговартісні тарифи з обов'язковою оплатою на рік вперед незручні для малого бізнесу та компаній із сезонною активністю. Це призводить до переплат навіть якщо ви не використовуєте електронний документообіг регулярно, але хочете користуватися всіма функціями.
3. Сервіс, із яким складно працювати. Застарілий дизайн та нелогічна навігація є причиною довгої адаптації. Замість прискорення, такі системи лише гальмують HR-процеси.
4. Обмежений доступ до документів. Класичні сервіси обмежують кількість документів, доступних для перегляду, що змушує створювати додаткові архіви на комп’ютері / в хмарі. Який сенс ЕДО, якщо треба переглянути документ трьохрічної давності, а доступ до нього неможливий?
5. Ліміти на кількість співробітників. Обмеження на кількість користувачів у системі створює проблеми для команд, що зростають, і призводить до додаткових витрат.
6. Складнощі з інтеграцією. Налаштування обміну даними з CRM, сайтом чи іншими системами в традиційних ЕДО може зайняти тижні роботи розробників.

Вихід? Dubidoc! Переваги для HR-менеджерів та кадровиків

Dubidoc – це справжня альтернатива громіздким та дорогим ЕДО-платформам, яка дійсно автоматизує кадровий документообіг та спрощує роботу з документами й підписами. Надає все, що треба для спокійної роботи.

Відсутня реєстрація для іншої сторони

Ваш колега/контрагент отримує посилання на документ у месенджері чи на пошту, переходить за ним і підписує документ у зручний спосіб – за допомогою хмарного підпису від Дії, хмарного SmartID від Привату або ЕЦП (КЕП), які збережені в іншій формі на пристроях контрагента. Жодних реєстрацій, паролів, вписування особистих даних чи обов’язкового завантаження застосунків.

Шаблони з інтерактивними полями

Створюйте кадрові накази з динамічними полями для їхнього подальшого заповнення кожною стороною підписання. Ви можете створювати свої шаблони з полями або використати вже готові з колекції Dubidoc, аби ще більше автоматизувати заповнення документів.

Архів без лімітів

Структуруйте документи для HR або кадрових процесів у зручних теках без жодних обмежень на кількість чи термін зберігання. Усі файли завжди під рукою та в безпеці.

Гнучкі маршрути погодження

Налаштовуйте послідовність підписання та погодження документів і відкиньте в минуле човниковий біг між контрагентами. Призначайте ролі та послідовність отримання документу: хто має підписати, хто – погодити, а хто – переглянути – і уникніть хаосу та мікроменеджменту в кадровому діловодстві.

Обговорення правок прямо в документі

Забудьте про коментарі в десятках груп у месенджерах, на пошті та в особистих бесідах. У Dubidoc ви можете узгоджувати зміни безпосередньо в документі, немов це чат. Спробуйте самі!

Додавайте скільки завгодно співробітників

Без обмежень за кількістю та без платежів “зверху” – додавайте до акаунта вашої організації яку завгодно кількість користувачів з компанії, котрі отримають доступ до всіх функцій Dubidoc.

Зручна база контрагентів

Зберігайте дані колег та партнерів у вигляді контактів, щоб знаходити їх за секунди й оперативно відправляти потрібні кадрові документи на підписання.

Прості інтеграції під ваш бізнес

Вбудовуйте функціонал Dubidoc у ваш сайт, інтерфейс або систему за допомогою готового віджета за 15-30 хвилин. Потрібен більш витончений функціонал? Для цього підійде API від Dubidoc.

Мобільний застосунок

Dubidoc дає можливість працювати з ЕДО, використовуючи ваш Android або iOS смартфон. При цьому, якщо ви надсилаєте документ контрагентові, йому необов’язково завантажувати застосунок – в його браузері відкриється вікно для підписання.

Відправлення до 100 документів на місяць

Ви можете надсилати контрагентам до сотні документів у межах одного місяця. Потрібно більше? Докупіть необхідну кількість у будь-який момент – вартість становить лише 2,40 грн за один документ.

Інші можливості

Ви зможете користуватися іншими корисними функціями для ефективного кадрового документообігу, як-от:

• масовий шерінг – підписуйте скільки завгодно документів одним натисканням;
• доступ за QR-кодом / публічне посилання з терміном дії – автоматизуйте доступ до потрібних документів;
• електронно-чорнильний підпис – залиште свій автограф на е-документі щоб додати угоді надійності;
• зручні мітки для структурування кадрових документів;
• інші опції, що роблять роботу HR-менеджерів та кадровиків зручнішою.

Зрозумілі тарифи без прихованих платежів

Вартість "Premium" – всього 594 грн на місяць. Користуватися преміум-версією Dubidoc може вся організація – кількість співробітників не грає ролі. Ви отримаєте доступ до всіх можливостей сервісу, не переймаючись за додаткові платежі. Оплачуйте щомісяця, без обов'язкових річних підписок.

А якщо ваш документообіг невеликий (до 10 вихідних документів на місяць), ви можете скористатися безкоштовним планом.

🎁 Спробуйте повний функціонал безкоштовно протягом перших 14 днів!

Переконайтеся в перевагах Dubidoc для HR та кадрового документообігу на власному досвіді, отримавши два тижні безкоштовного доступу до всього функціоналу тарифу "Premium".

Висновки

Досить витрачати дорогоцінний час на паперову рутину та боротьбу зі складними програмами! Dubidoc створений, щоб повернути HR-фахівцям та кадровикам контроль над кадровим документообігом, прибрати бюрократію та звільнити час для справді важливих завдань.

Приєднуйтеся до спільноти щасливих користувачів Dubidoc та відчуйте переваги по-справжньому сучасного ЕДО!