Електронний трудовий договір та е-архів: нововведення законопроєкту №14141

15 січня 2026 року Верховна Рада ухвалила в першому читанні законопроєкт №14141, який врегульовує електронні трудові договори, е-архіви та е-підписи. Без скану паспорта і без фізичної присутності – повністю онлайнове оформлення трудових відносин.

От уявімо типовий бізнес-кейс. Ви знайшли ідеального кандидата, а він зараз в іншому регіоні чи навіть поза межами країни. Як швидко укласти трудові відносини? Поточний процес виглядає громіздко:

• кандидат шукає паспорт та ІПН для ідентифікації;
• робить фотографії чи скани цих документів;
• надсилає їх роботодавцю через email, Viber, Telegram або інший канал;
• кадровик або HR-менеджер має потім роздрукувати тонни документів і зберігати їх у паперовій формі.

Етап пошуку потрібних файлів уже забирає час та нерви, а тепер додамо сюди питання приватності: скани кандидатів проходять через сервери поштових провайдерів і месенджерів. Сервіс “Дія” частково розв'язує проблему завдяки функції шерінгу, проте і він не звільняє від попереднього переведення документів у діджитал-формат.

Втім законопроєкт №14141 покликаний це спростити.

Які зміни в КЗпП?

Держава бере курс на цифровізацію кадрових процесів. Ідеться про додавання до статті 24 Кодексу законів про працю оновлених положень. Згідно з пропозиціями, трудові договори можна буде укладати в електронному вигляді через КЕП або УЕП працівника – кваліфікований чи удосконалений е-підпис відповідно.

При такому форматі роботодавцеві не доведеться запитувати у кандидата посвідчення особи в паперовому вигляді. Логіка проста: електронний підпис, виданий в акредитованих центрах, буде достатнім для ідентифікації кандидата на посаду. Рівень довіри до таких центрів високий за замовчуванням, оскільки саме держава і визначає їх перелік.

КЕП та УЕП вже давно забезпечують юридичну силу документів і надійну ідентифікацію всіх учасників угоди. Тому розширення їхніх можливостей – це закономірний та логічний крок.

Права, диплом, трудова книжка і т. д. – як бути з ними?

Це питання наразі залишається відкритим. Доля довідок про стан здоров’я, трудових книжок, освітніх та військово-облікових документів залишається невизначеною в поточній редакції законопроєкту. І тому Комітет з цифрової трансформації рекомендував врахувати й пропрацювати ці моменти.

Є ймовірність, що в остаточній редакції передбачать електронний формат для всього пакету документів. Очікуємо оновлень від законотворців.

Що отримають бізнес і співробітники?

Можливості для працедавців і команд, які дасть закон про електронний трудовий договір та е-архів після остаточного прийняття:

• співпраця без паперів: можна оформлювати трудові відносини з будь-якої точки світу онлайн без паперової бюрократії;
• необхідні дані – в один клік: співробітники можуть надсилати весь необхідний пакет документів у зручному цифровому форматі;
• універсальність е-підпису: КЕП/УЕП можна буде використовувати не лише для підпису, а й для ідентифікації своєї особи;
• порядок у цифрі: кадровики можуть вести зручний електронний архів замість застарілих кадрових тек;
• економія коштів: зі зменшенням потреби в паперах зменшуються витрати на канцелярію, принтер, заміну картриджів тощо;
• збереження природи: менше макулатури → більше дерев, які збагачують флору та фауну.

Результат обіцяє бути відчутним. Бюрократії стане менше, а запуск співпраці прискориться. Адміністративне навантаження на HR-команди суттєво скоротиться.

Чому цифровізація документообігу особливо актуальна в умовах війни

Воєнні дії змінили географію українських фахівців. Значна кількість громадян сьогодні працює далеко від офісів або за кордоном. Вимога приїхати та підписати папірці, аби влаштуватися на роботу – це перешкода, що заважає людям працювати, а бізнесу – розвиватися.

Законопроєкт № 14141 про електронне працевлаштування прибирає ці перепони. Перехід на електронний підпис замість паперової тяганини сприятиме збереженню українських фахівців в українській орбіті, а також підживить активність бізнесу, частково знявши бюрократичний тягар.

Не чекайте на закон – готуйтеся вже сьогодні

Цифрові рейки – це не лише про закон. Це про вашу ефективність, економію часу та нервів. Доки компанія невелика, перейти на діджитал-рішення можна за кілька днів. Коли ж документообіг розростеться до тисяч файлів, цей процес стане значно складнішим і дорожчим.

5 кроків до електронного документообігу, з яких можна почати вже зараз:

1. Впорядкуйте внутрішні політики компанії: пропишіть правила використання електронного підпису та визначте відповідальних за ведення кадрового електронного документообігу.
2. Оновіть шаблони трудових договорів: адаптуйте їх під е-формат, враховуючи зміни після прийняття нового законопроєкту.
3. Забезпечте працівників електронними підписами: оформте КЕП або УЕП для колег через “Дію” чи акредитовані центри сертифікації ключів.
4. Перевірте HR-системи: переконайтеся, що ваші сервіси готові до збереження, підписання та передачі електронних документів між контрагентами.
5. Опишіть процеси в регламенті: створіть чіткий гайд для HR-відділу щодо того, як вести електронний архів, оформлювати нових працівників, підписувати документи тощо.

Оберіть сучасний сервіс електронного документообігу

Електронний документообіг сьогодні вже не є додатковою опцією для прогресивних компаній. Це робочий стандарт, до якого ринок рухається разом із законодавчими змінами. Як виглядає цей рух сьогодні:

• паперові трудові договори поступово виходять з обігу;
• електронний підпис замінить пакети документів;
• громіздкі офісні архіви заміщує впорядкована цифрова база;
• співпраця на відстані стає буденністю й отримує повноцінне правове визнання.

Курс на діджиталізацію активно підтримує сама держава, тому перехід на електронний документообіг – це стратегічно правильний крок для розвитку будь-якого сучасного бізнесу.

Для швидкого старту підійде Dubidoc – сервіс швидкого й простого підписання та обміну електронними документами, який можна впровадити в роботу команди за короткий термін:

• простий інтерфейс і зрозуміла логіка роботи – без виснажливого навчання;
• підписання документів без реєстрації для контрагентів;
• єдиний електронний архів із необмеженим зберіганням;
• додавання будь-якої кількості співробітників без додаткових оплат;
• відкладена відправка документів у потрібний час – коли ви заплануєте;
• автоматична архівація документів після проставлення підпису;
• надсилання документів на підписання через месенджери (WhatsApp, Viber, Telegram тощо).

Коли підписання документів відбувається у простому онлайн-сервісі, файли ніколи не зникають десь між теками, ефективність компанії помітно зростає, кадрові процеси прискорюються, а ще – нервувань та помилок стає значно менше.

Спробуйте Dubidoc – скористайтеся всіма перевагами сучасного цифрового документообігу вже сьогодні.