ЕЦП для ФОП: як отримати та використовувати електронний підпис

ЕЦП для ФОП перетворився на обов’язковий атрибут підприємницької діяльності в сучасних реаліях. Вести бізнес, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП) – найдосконалішу версію простого ЕЦП, яка має найвищий рівень захисту й повну юридичну значимість – досить зручно, адже даний вид цифрового підпису має таку саму юридичну силу, як і власноручний, а тому стає в пригоді в багатьох ситуаціях.

Нижче розглянемо, навіщо ФОПу потрібен ЕЦП, який саме підпис необхідний, як його отримати та ефективно використовувати у повсякденній підприємницькій діяльності.

ЕЦП для ФОП: навіщо ФОПу електронний підпис

Електронний підпис відкриває для підприємця широкі можливості та спрощує взаємодію з державою та бізнес-партнерами. Ключові причини, чому ФОП варто мати ЕЦП:

• Юридична сила. Якщо говорити саме про КЕП – він прирівнюється до власноручного підпису, тому ним можна підписувати документи різної важливості, навіть перебуваючи в іншій точці світу – й це буде визнаватися державою. А раптом виникне судовий спір – вам не треба доводити легітимність підпису.
• Звітність у податкову. Кожен ФОП зобов’язаний подавати звіти щодо своєї діяльності – в очному форматі або дистанційно (онлайн). В другому випадку це робиться без черг, нервів та паперової бюрократії, а натомість потрібен ЕЦП для ФОП. Кожен документ, надісланий державній установі через інтернет, повинен мати підпис для підтвердження особи.
• Внутрішній та зовнішній документообіг. КЕП дозволяє укладати договори між бізнесами, підписувати рахунки-фактури, накладні, акти, довіреності та будь-які інші документи онлайн. Це економить час, нівелює фізичну відстань між підписантами, а головне – прискорює бізнес-процеси.
• Взаємодія з державними органами. ЕЦП для ФОП потрібен не лише для онлайн-взаємодії з податковою, а і в принципі з будь-яким державним сервісом. Отримати грант, довідку, витяг, подати запит, взяти участь у тендері – всюди потрібна електронна завіреність, причому краще мати саме КЕП.
• Робота з програмною касою (ПРРО). Якщо ви користуєтеся програмною касою (ПРРО), наприклад Checkbox, то КЕП потрібен для реєстрації каси, відкриття та закриття змін, підписання чеків, регулярних Z-звітів тощо.
• Захист від підробки. Документ, підписаний електронним підписом, можна легко перевірити на недоторканість через офіційні державні ресурси (ЦЗО, Дія тощо). Якщо в ньому буде внесена хоча б найменша зміна – сервіс одразу це помітить, що додатково убезпечує бізнес-угоди.

Який тип електронного підпису для ФОП потрібен?

Найкращий вибір – КЕП. Тільки кваліфікований електронний підпис має юридичну силу, еквівалентну власноручному. Ним можна підписувати документи різного ступеню важливості: від накладних та рахунків-фактур до важливих бізнес-угод, підписи на яких у випадку чого будуть визнані в суді без додаткових доказів.

Водночас удосконалений електронний підпис (УЕП) також підійде в якості ЕЦП для ФОП. Він менш захищений, має менший рівень довіри, але так само, як і КЕП, базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Абревіатуру “УЕП” майже не використовують, тому при генерації КЕПу ви можете навіть не помітити, що насправді у вас саме УЕП.

Про те, як відрізнити кваліфікований підпис від удосконаленого, читайте в попередній статті.

⚠️ Важливо відмітити, що з 2018 року випуск ЕЦП був зупинений, а йому на заміну прийшли УЕП та КЕП. Тим не менш, в побуті термін “ЕЦП” залишився, і ним часто називають як кваліфікований, так і удосконалений підписи. В статті ми слідуємо цьому ж звичаю.

Як отримати КЕП для ФОП

Отримати електронний підпис для ФОП можна як онлайн, так і офлайн.

Для онлайн отримання достатньо перейти на сайт кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КНЕДП), наприклад у ПриватБанк, Дію або інший сервіс із довірчого списку ЦЗО. Далі достатньо підтвердити свою особу, вигадати пароль і ви можете підписувати документи. Детальніша інструкція – на сайті обраного вами офіційного сервісу. Даним способом можна отримати хмарний КЕП та файловий УЕП.

Якщо ж ви хочете, щоб ключі від ЕЦП для ФОП зберігалися на апаратному захищеному носієві, потрібно особисто прийти до відділення КНЕДП, заповнити спеціальну форму, надати особисту інформацію (ІПН, дані паспорту тощо). Також доведеться окремо придбати пристрій, на який буде записаний ваш особистий ключ КЕП.

Як використовувати ЕЦП для ФОП

Як підписати документ?

Якщо ви обираєте Dubidoc – все дуже просто!

1. Завантажуєте свій документ у зручному для вас форматі (pdf, word, excel тощо).
2. Обираєте зручний спосіб підписання – файловий ЕЦП (КЕП) / Дія.Підпис / SmartID та ставите підпис.
3. Відправляєте іншій стороні на імейл або через улюблений месенджер (Telegram, Viber, WhatsApp). Цінуєте швидкість та гнучкість? Dubidoc доступний також у форматі мобільного застосунку 😉

А одна із ключових фішок Dubidoc – відсутність реєстрації для іншої сторони. Не потрібно встановлювати застосунок або реєструватися: підписант може прогулюватися парком і накласти свій ЕЦП для ФОП або для звичайної фізичної особи прямо зі свого гаджету за лічені секунди.

Крім цього Dubidoc має багато інших корисних функцій:

• інтерактивні шаблони з полями, які можна заповнювати на ходу;
• публічний шеринг документів – кожен може перейти за посиланням і підписати з вами угоду, якщо ви хочете;
• керування погодженням, підписанням та переглядом документів завдяки маршрутам;
• можливість коментувати й обговорювати документи прямо під час їхнього перегляду;
• структурування документів завдяки системі папок (тек);
• база з доданих вами контрагентів;
• можливість інтеграції Dubidoc у ваші сервіси за допомогою API та віджетів, які ви можете налаштовувати на свій смак;
• інші функції, що суттєво полегшать ваш документообіг.

Які правила безпеки при використанні ЕЦП для ФОП

Важливо дотримуватися наступних порад:

• якщо ви маєте файловий ключ (зберігається на вашому комп’ютері) – не передавайте його третім особам і не зберігайте на загальнодоступних пристроях;
• при генерації ключів використовуйте складний та надійний пароль і нікому його не розповідайте;
• регулярно замінюйте ключі кожний рік або два в залежності від терміну їхньої дії – цю інформацію ви дізнаєтесь при генеруванні ключів;
• за можливості зберігайте особистий ключ від ЕЦП для ФОП на захищеному носії (токені) – це найкращий варіант з точки зору безпеки;
• генеруйте ключі лише у перевірених КНЕДП, які входять у довірчий список ЦЗО;
• дотримуйтеся загальних правил з кібербезпеки, аби ваші пристрої не стали осередком вірусів, що знівелює інші заходи з безпеки для ЕЦП / КЕП.

Як перевірити документ, підписаний КЕП / ЕЦП для ФОП?

Алгоритм перевірки простий:

1. Завантажте підписаний документ на свій пристрій.
2. Перейдіть на офіційний сайт зручного для вас КНЕДП (ЦЗО, Дія тощо).
3. Зайдіть у розділ “Довірчі послуги”, “Перевірити підпис”. Вивантажте підписані документи у сервіс – система перевірить їх, як і цілісність файлів.

Ви отримаєте протокол з результатами, де також будуть зазначені тип підпису, тип носія особистого ключа, дані про сертифікат, точна дата підписання, інформація про підписувачів тощо.

Висновки

Електронний підпис для ФОП – невід’ємний інструмент сучасного бізнесу. Кваліфікований ЕЦП (КЕП) дає вам свободу вести справи оперативно, легально і дистанційно, а також відкриває доступ до всіх електронних послуг держави. Отримати його сьогодні можна швидко – через онлайн-сервіси – тому кожен підприємець має таку можливість. Впровадивши ЕЦП для ФОП у свою практику, ви забудете про черги в установах та паперовий розгардіяш.

Почніть користуватися електронним підписом у повній мірі: подавайте звітність, укладайте договори та керуйте бізнесом онлайн. А щоб цей перехід був якомога зручним, простим та швидким, скористайтеся сервісом Dubidoc. Це допоможе вам підписувати документи буквально в кілька кліків, не відволікаючись від розвитку бізнесу.